【このように感じた経験はありますか？】

今日は金曜日。でもあなたは今週達成を予定していた重要な活動をどれも完了していないことに気づきます。中断、邪魔、「緊急な」タスクなどが結局あなたの時間をすべて食いつぶしてしまいました。あなたはこの週末、自分の時間や家族との団欒を楽しむ代わりに、予定どおりに終わらなかったタスクに取り組まなければなりません。

こういうことが再び起きないようにするには、一体どうしたらいいでしょうか?

【活動を見極める】

最優先事項のために時間を確保しておくことは極めて重要です。しかし、あなたが大部分の人と同じであれば、突発する緊急な要求に応えるために自分の時間を使うはめにしばしば陥ることでしょう。その結果、より重要な優先事項が後回しにされてしまいます。ここで紹介する「時間管理のマトリックス」は、あなたの時間が現在どう費やされ、今後はどう使っていくべきかを見極めるためのツールです。

「時間管理のマトリックス」

このマトリックスは、発生したタスクを「緊急度」と「重要度」で切り分け、どの領域に入るかを考えることで、どのタスクに取りかかるべきかを明らかにするマトリックスです。

たとえば第Ⅰ領域は、今すぐ為さなければならず、しかも組織の目標を達成するために必要な作業、「明日のプレゼンの準備」などが入ります。

ではその準備中に行う「気分転換のネットサーフィン」はどうでしょう。気分転換の意味では効果的なリフレッシュ作業となり、第Ⅱ領域に入ります。しかし仕事そっちのけでのめりこんでしまっては意味がありませんね。その場合は、第Ⅳ領域となります。

大切な商談中に、携帯電話に着信が入ります。あなたは「失礼」と言って商談を中断し、電話に出るかもしれません。しかし電話は後でもできます。かけ直し、事情を説明すれば理解を得られるでしょう。一見第Ⅰ領域に入りそうな「電話」は、第Ⅲ領域であることが多いのです。

• あなたの身の周りで発生するタスクを、それぞれの領域に振り分けてみましょう。

• あなたが最も時間を費やしている領域はどの領域でしょう。また、どの領域の作業が、効果性を生むといえそうですか。

次回は、このマトリックスを用いながら、どのように最優先事項にフォーカスすると効果的なのかを考えます。